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如何量化時間,提高工作效率呢?

作者:瑪爾思   更新時間:2019-09-30 10:55:03  

    如何量化時間,提高工作效率呢?

     

      導讀:目標不能是一句空洞的口號,它必須以更具體、更翔實的方式呈現出來。目標的完成也不是一蹴而就的,在不同的時間階段有不同的目標,而定量計算顯然比定性衡量更能提高執行力。

      

      那么,團隊領導者應該如何量化時間,提高工作效率呢?

      

    如何量化時間提高工作效率
     

      (1)目標要量化在每月、每周、每日及每個過程里

      

      在向團隊下達任務時除了要說明任務完成的確切截止日期外,還要讓大家明白每一天、每一周、每個月應該完成多少工作,工作時間一定要有清晰的量化,工作的每個步驟、每個過程都要量化。除了講明團隊的整體任務量外,還要落實到每個人,要讓每一位員工清楚自己在每一天、每一周、每個月都要完成多少工作。

      

      (2)設計好工作流程,節約工作時間

      

      領導者如果認真審視每個工作流程,總會找到節省時間的有效方法。工作中的有些環節時間是可以大大縮短的,領導者想要提高團隊整體的工作效率,就必須想方設法去控制這些環節的時間,這就需要作出一份出色的流程設計。

      

      何為流程設計呢?以醫院為例,病人就診需要經過排隊掛號、取病理表、會診、與醫生面談、約好下次會診的時間等一系列流程,即使是治療感冒發燒之類的小病整套流程下來至少需要花費 30 分鐘時間。那么能不能用縮短整套流程的時間呢?如果我們重新設計一套流程,為護士配備掌上電腦,掛號時即可立即通過電腦通知醫生,醫生得知信息后在與病人交流時,再及時通過電腦告知病房把開具的藥方準備好,病人走進藥房后直接取藥即可,這種新的流程至少比傳統流程要節省一半以上的時間。管理者提高團隊工作效率的有效方法之一就是實現工作流程的再造。合理高效的流程設計比強行向員工施壓或者讓大家加班加點埋頭苦干更有成效。

      

      (3)教給員工高效管理時間的方法

      

      管理者如果掌握了有效的時間管理方法,不妨把經驗與團隊成員分享,不少員工工作效率低下并不是懶惰的原因,而是因為不會管理時間。作為整個團隊的指導者,你應該讓每位員工學會怎樣充分利用自己的工作時間以及怎樣提升自己的工作效率。

      

      工作進展的快慢除了和主觀能動性有關,與科學的管理方法更是分不開的。當然你在傳授方法時還要注意因人而異,因為每位員工的能力、水平都存在差距,如果把他們比作賽馬場上的賽馬,快馬能跑出的最高速度顯然不是所有馬都能達到,所以一定要使所有員工達到自己的最大速度,但是不能逼迫他們超負荷完成他們達不到的工作量,否則欲速則不達,反而適得其反。

      

      (4)及時督促員工完成預定的工作量,提高公司整體的運作效率

      

      領導者要對員工的工作情況和工作進度了如指掌,全面掌控工作的完成進度。任務下達以后,要讓員工產生緊迫感,督促員工在預定的時間內完成全部的工作量。有的員工自律性很強,有自己的工作規劃,能如期完成手上的工作,這樣的員工通常不需要費心管束。有的員工做事缺少計劃性,工作效率較低,領導者需要及時作出干預,使其提高工作效率。

      

      瑪爾思商學院從最近幾年的培訓經驗來說,企業執行力?較低的主要元素之一:工作中處理問題。對于部分需要督促的員工,領導者需要認清真正的問題所在,了解員工在執行工作中所遇到的問題,分析其工作滯后的原因,及時解決問題。他們是因為工作態度原因,還是因為工作能力欠佳或者是其他方面的原因導致工作效率偏低,幫助他們盡快想出解決方案,使他們的速度跟上團隊的整體步伐。

      

      如果沒有開除員工的打算,就不要放棄任何一名落后的員工,因為少量工作效率低的員工會影響團隊整體的工作效率,甚至對公司整體的運作效率也有一定影響,因此一定要想辦法讓這部分員工提升自己的工作效率,不要讓他們拖團隊的后腿。

      

    專家分析:

      精英團隊里的員工并非天生個個都是精英,他們是否能成為優秀的員工有賴于管理者的再塑造,效率低下的員工如果管理得法也能成為優秀的員工,有時簡單的數據并不能客觀衡量一名員工的能力和潛力,比如在營銷界長期沒有銷量的員工仍有一些人日后脫穎而出成為了銷售冠軍,因此團隊管理者切忌對員工過早下結論。

     

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